I. Mail merge là gì?

Mail merge (hay còn gọi là chức năng trộn thư) là 1 tính năng soạn thư hàng loạt trong Word. Chức năng này có thể giúp bạn tạo được nhiều thư mời và giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,…

II. Hướng dẫn cách làm Mail merge trong Word, Excel

Bước 1: Chuẩn bị 2 file dữ liệu ExcelWord

Bước 2: Vào File Word > Nhấn vào thẻ Mailings > Nhấn vào Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard.

Bước 3: Phía bên phải màn hình sẽ hiện ra hộp thoại với tổng cộng 6 Step > Ở Step 1 chọn cách viết cho Mail merge > Next để đến bước 2

  • Letters: Kiểu thư mời.
  • E-mail messages: Email.
  • Envelopes: Phong thư.
  • Lables: Thư theo nhãn.
  • Directory: Thư theo danh mục.

Bước 4: Step 2 chọn mẫu thư cho mail merge. Nhấn next để đến step 3

  • Use the current document: Sử dụng mẫu thư hiện tại bạn đang mở.
  • Start from a template: Dùng mẫu thư trong Word (Nếu bạn chưa có mẫu thư nào).
  • Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã có hoặc đã tạo của bạn mà hiện tại bạn chưa mở.

Bước 5:Step 3 Chọn các dữ liệu có sẵn từ file Excel đã tạo từ trước bằng cách:

Nhấn vào Browse… > Ở hộp thoại hiện ra chọn file Excel có thông tin khách mời > Nhấn chọn Sheet có chứa thông tin khách mời > Tích chọn bỏ hoặc thêm những thông tin bạn không muốn sử dụng > Nhấn OK.

Bước 6: Ở Step 4 chọn More Items… thêm Fields tương ứng

Nhấn next qua step 5

Bước 7: Nhấn qua lại Recipient xem dữ liệu của từng trang

Bước 8: Ở Step 6 > Nhấn vào Edit individual letters… để mail merge tự động điền tất cả dữ liệu từ file Excel vào mẫu thư trong Word > Nhấn OK để hoàn tất

 

Nguồn tham khảo: Blog thủ thuật Archives – Trang 2 trên 9 – CloudIT – Managed IT services